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会计软件的规矩方圆  

2014-01-13 20:14:42|  分类: 会计大观 |  标签: |举报 |字号 订阅

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会计软件的规矩方圆
——企业会计信息化工作规范解读之二

2014年1月9日 来源:会计司


    一、有关背景

  信息化时代,企业相当一部分会计工作是通过会计软件完成。会计记录与报告由会计软件自动实现已经不足为奇,在会计系统与业务系统对接集成,估值模型与控制规则内嵌入会计软件的情况下,部分会计确认与计量工作甚至已经由会计软件自动实现。信息化不再仅仅是会计工作的工具和手段,而是成为企业会计工作的基础环境,带来了会计工作、会计监督理念与模式的变革。而会计软件功能,也已成为会计职能的重要组成部分。对会计软件功能的规范,也就成为财政部门对企业会计管理和监督的必要一环。否则,会计处理过程就成了“黑匣子”,会计信息质量监督也就无从谈起。

  1994年,财政部建立了商品化会计软件评审制度,对会计软件功能通过事前控制进行规范。随着行政审批制度改革,软件评审取消,由于监督管理没跟上,对会计软件功能的管理一度成为空白,导致会计软件领域出现一些乱象:有的软件缺乏基本的会计控制手段,使得企业可以随意改变会计核算结果而不留下任何痕迹;有的软件不按照会计行业约定俗成的方式组织和输出会计资料,导致监督人员无法理解和判定核算过程的合规性;还有的软件完全采用外国语言文字,对会计监督工作带来障碍,等等。

  因此,为会计软件功能重新划定规矩方圆,明确哪些功能是会计软件必须具备的,哪些功能是会计软件不得提供的,并通过一定的手段确保这些规定落到实处,就成为《企业会计信息化工作规范》(以下简称工作规范)的重要考虑之一。

  对于会计软件功能,过去的《会计核算软件基本功能规范》(财会字〔1994〕27号)规定得比较细。例如,会计软件要具备初始化功能,要根据输入的科目代码提示科目名称,要自动校验借贷平衡等,这些规定在会计软件市场发展还不完善的情况下,起到了引导会计软件供应商(以下简称供应商)完善软件功能的作用。而工作规范制定遵循的一项重要原则是:市场能够解决的问题不再强制规定。提高软件易用性、便利性,减少差错的功能设计,市场已经可以解决,而且考虑得比政策规定更多、更细,工作规范也就没有必要再做规定。因此,工作规范对软件功能的要求,比较过去文件缩减了很多。

  二、条文解读

  工作规范第二章“会计软件和服务”明确了会计软件的功能要求。下面逐条予以说明:

  第六条 会计软件应当保障企业按照国家统一会计准则制度开展会计核算,不得有违背国家统一会计准则制度的功能设计。

  工作规范对于会计软件的功能做了许多具体规定,但随着实践发展,可能会出现这些规定没有考虑到的新问题,这就需要对软件功能有原则性要求。该条就是对会计软件功能提出的总的原则性要求,目的是保障国家统一会计准则制度的执行,有效应对可能出现的所有问题。

  第七条 会计软件的界面应当使用中文并且提供对中文处理的支持,可以同时提供外国或者少数民族文字界面对照和处理支持。

  关于会计软件的语言问题,过去相关文件早有规定。实务中,有的外资企业使用境外投资者或者母公司指定的会计软件,但在使用前并未进行汉化,导致会计监督人员在履行监督职责时的障碍。因此工作规范予以重申。

  该条规定包括两方面要求:一是软件界面要使用中文,也就是软件的功能菜单、操作向导、表单格式、提示信息、帮助文件等都要使用中文;二是要有对中文处理的支持,也就是要有符合中国国家标准的汉字编码支持能力,使汉字能在系统中正确输入、显示和打印。两者是不同的概念,需要同时满足。

  第八条 会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能。

  该条规定并非强制要求企业的每个科目及其代码都与财政部发布的会计科目表相一致,而是要求会计软件具有与会计准则制度相符合的科目分类和编码方式,也就是说,会计科目应当按资产、负债、所有者权益、成本、损益等项目划分一级科目类别,同时科目编码也应当采用数字,通过首位数区分科目所属会计要素类别。

  做出该项规定,主要是要改变现有的部分会计软件仅采用了不同于会计准则制度的科目分类和编码的做法,例如,按照采购、销售等不同业务类别设置一级分类;按照辅助核算项目设置一级科目;科目编码采用或者参杂英文字母等等。这些做法缘于不同的会计数据组织方法,尽管其核算的最终结果可能与按照准则制度的核算结果一致,但其过程有其特殊的逻辑,不易被会计监督人员所理解,也就无法证明其结果的合规性。

  当然,提供符合统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能,并不排斥会计软件提供其它分类和编码功能。会计软件可以在一套基础数据基础上按照不同分类方式组织会计数据。

  第九条 会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计凭证、账簿和报表的显示和打印功能。

  与第八条相类似,该条规定是保证会计软件按照会计监督人员易于理解的形式呈现会计资料,还原会计核算过程。

  会计制度并未对凭证和账簿(这里指分类账和日记账)有统一规定,但《会计基础工作规范》(财会字〔1996〕19号)相关条款对凭证、账簿所必须记载的事项是有规定的。而在我国会计实务中,凭证和账簿有约定俗成的格式,市场销售的空白凭证和账簿的格式也都大同小异。这种约定俗成的凭证、账簿格式一直以来得到会计制度的默认。可以说,这些惯例也是会计制度的有机组成部分。会计软件显示和打印的凭证、账簿,应当符合《会计基础工作规范》规定的内容和行业约定俗成的格式。

  第十条  会计软件应当提供不可逆的记账功能,确保对同类已记账凭证的连续编号,不得提供对已记账凭证的删除和插入功能,不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人的修改功能。

  信息化条件下,对数据的增、删、改前所未有的便利。但便利性是把双刃剑,它能提高会计工作的效率,同时也对会计核算过程的可信赖、可追溯造成威胁。如会计软件提供反审核、反记账、反结账等各种逆向操作功能,导致会计核算过程失去严肃性,核算结果随意可变。这正是当前会计软件乱象中比较突出的一个问题,也是工作规范重点治理的领域之一。

  当然,效率也是要兼顾的目标。信息化与手工记账有不同的环境变量,不能完全套用手工记账的旧思维。手工环境下,对会计处理过程的追溯完全依靠纸面凭证、账簿、报表形成的完整证据链。除此之外,没有其他证据线索,因此对凭证、账簿的修改受到严格禁止。这确保了会计信息质量,但也降低了工作效率。信息化环境下,会计处理过程除了凭证等证据外,还可以有用户操作日志详细记录每项操作。这是会计环境的变化,会计控制方法与手段应当相应改变,在不妨碍会计处理过程可追溯的前提下,提高会计工作效率。

  因此,工作规范并未对所有逆向操作加以禁止,而是抓住最关键的记账环节。核算流程中,记账是改变账户发生额和余额、最终决定报表数字的一步。因此,对记账功能和已记账凭证进行控制,防止对相关数据的随意篡改,是会计软件必须满足的要求。而其他情况下的数据修改,例如:对尚未记账凭证的删除,重新打开已结账会计期间补充记账,在操作日志功能完备的情况下,并不对会计核算的严肃性造成损害,且能方便企业更正错误,工作规范对此未做限制。

  对记账的规范主要有三个方面:

  一是不可逆的记账功能。这里的记账,强调的是记账后果,而不是记账过程,与会计软件对记账操作如何进行后台处理无关。也就是说,凭证记账后,该凭证对相关科目发生额和余额的影响就发生效力,此后不管以任何条件输出账簿和报表,该凭证的影响都应当予以反映。不可逆的记账功能,就是说已记账凭证发生的后果不可撤销。当然,用红字凭证更正记账错误,则对冲的两张凭证都发生了记账后果,不属于这里所说的逆向操作。

  之所以强调记账后果而非过程,是因为会计软件不是手工过程的模拟。信息系统中,会计账簿和报表可能只是一个逻辑概念,没有对应的物理文件,而是根据查询和输出需要即时生成。相应地,会计软件的记账在后台处理中也不一定是即刻在相关账簿中增加一行记录、改变科目的发生额和余额,而是对记账凭证数据做一个记账标记。所以,强调记账后果,意味着记账标记就不得通过任何操作予以取消,在输出账簿和报表时,有记账标记的记账凭证必须参与账簿和报表的生成过程,而没有标记的凭证不得参与这一过程。供应商也不能以记账尚未改变账簿数据为由辩称对记账标记的取消不是记账的逆向操作。

  二是对记账顺序的保护,包括两方面:对已记账凭证的连续编号;对已记账凭证删除和插入的禁止。两者相结合才能保证记账原始顺序不被篡改。

  三是对记账内容的保护,禁止对已记账凭证关键信息的修改。关键信息指日期、金额、科目和操作人。这里的日期包括记账凭证上记载的任何日期,例如制单日期、审核日期、记账日期等。操作人也包括经手记账凭证的所有人员,例如出纳、会计、审核人等。

  会计软件不得提供对已记账凭证关键信息的修改功能,同时也意味着对尚未记账凭证的修改和已记账凭证其他信息的修改不受限制。这是工作规范适应信息化特点,从提高工作效率实际需求出发而做出的突破。例如,会计分录摘要经常因会计人员信息掌握不充分而出现不准确,需要在记账后修改的情况。如果不允许直接修改而采取红字冲销重新编制凭证的方法,则过于繁琐也无必要。因为在科目和金额都不可修改的情况下,对摘要的修改也就受到限制,不可能修改为完全不相关的业务内容,而且这种修改也不对核算结果形成影响。此外,操作日志也能够反映摘要的修改过程。因此,限制关键信息的修改,放开其他信息的修改,实现了信息化条件下会计核算可靠性要求与效率性要求的平衡。

  第十一条 鼓励软件供应商在会计软件中集成可扩展商业报告语言(XBRL)功能,便于企业生成符合国家统一标准的XBRL财务报告。

  XBRL(eXtensible Business Reporting Language)是一种新兴的电子财务报告格式,它以XML(可扩展标记语言)为基础,统一了描述财务报告的语义和语法,可以解决财务报告的重复编报、重复录入等问题,实现对财务报告的自动分析和跨系统的信息交换,能有效降低会计信息生产和使用成本,深度挖掘会计信息价值,因而在全球得以广泛采用。

  2010年10月,国家标准化管理委员会发布了《可扩展商业报告语言技术规范》系列国家标准,财政部同时发布了《企业会计准则通用分类标准》,分别在技术和业务层面建立了我国XBRL应用的标准体系。此后,财政部组织了《企业会计准则通用分类标准》实施工作,要求实施企业向财政部报送XBRL格式年度财务报告。至2013年,实施企业包括大型中央企业、银行业金融机构、保险公司、地方大中型企业共计206家。

  随着XBRL应用的深入发展,更多的企业将采用“嵌入式”的编报方式,通过会计软件系统数据直接生成XBRL实例文档。因此,工作规范鼓励供应商在会计软件中集成XBRL功能。

  当然,这一功能应当符合上述国家标准,确保生成的XBRL财务报告在技术上满足质量要求。为帮助供应商开发出合格的XBRL软件产品,国家认监委、财政部设立了XBRL软件认证制度,由独立第三方机构对软件是否符合国家标准进行检测。供应商可以根据自身情况,为相关会计软件产品申请认证。

  第十二条 会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口,满足外部会计监督需要。

  随着会计信息化发展,会计监督也在不断迈向信息化。一种新的检查方式就是监督人员从企业会计系统中直接调取电子会计资料,通过审计软件查阅、分析会计资料并找出问题。但是,由于各种会计软件没有统一数据接口,调取不同软件中的数据需要不同的工具,各政府部门、会计师事务所都各自开发自己的工具,造成资源的极大浪费,监督的效果也未必好。

  除会计监督外,企业更换、升级会计软件,也面临着前后两种软件数据格式不一致问题,无法进行安全、有效的数据迁移,造成电子会计资料在迁移中的损失。

  会计软件数据接口的国家标准,可以解决上述问题。会计、审计软件只要都遵循这一标准,不需要开发繁杂的接口工具,就可以实现数据的交换,满足会计监督以及其他需求。

  配合这一规定的贯彻落实,全国会计信息化标准化技术委员会正着手开展会计软件数据接口国家标准制定工作。

  第十三条 会计软件应当具有会计资料归档功能,提供导出会计档案的接口,在会计档案存储格式、元数据采集、真实性与完整性保障方面,符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求。

  国内外经验表明,由于技术进步,电子会计资料依赖原生软硬件系统有可能由于升级换代而造成在一定时期之后不可读。这就决定了电子会计资料应离开原生信息系统进行归档保存。电子会计资料归档功能应是会计管理软件的一项重要功能。值得澄清的是,因系统运维需要而通过备份系统进行的备份,无论是在线的还是离线,都不是真正意义上的归档保存。

  归档应是对电子会计资料进行鉴别、整理加工和移送档案管理职能部门进行保存的过程。归档时,首先要进行鉴定,区分需归档和不需归档的部分,去除不需归档数据和冗余数据,对准备归档电子会计资料鉴定其真实性、完整性和有效性,并按重要程度区分保管期限,组成保管单位。在这个过程中,需将归档的电子会计资料转换成符合归档要求的存储格式,与其元数据一起按要求封装打包,从会计信息系统中导出,传送至档案管理信息系统或归档指定的存储位置,然后对已完成归档的会计资料进行标记,以防止重复归档。这些功能需要在会计信息系统完成,即所谓的归档功能。归档功能最好还具有定期删除已归档数据,以释放存储空间的功能。

  电子会计资料归档过程中的有关要求可参照国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/18894-2002);元数据项的要求参见档案行业标准《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46—2009);归档时电子会计资料的封装格式可参见档案行业标准《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)。为使归档后的电子会计档案长期可读,电子会计资料归档时的存储格式应选择有利于长期保存的格式,具体要求可参见档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)。

  企业在购买、实施会计软件时,应充分听取本企业档案部门对于电子会计资料的归档范围、元数据项、归档后的存储位置、归档储存格式等方面的意见,使电子会计资料能够顺利归档。

  第十四条 会计软件应当记录生成用户操作日志,确保日志的安全、完整,提供按操作人员、操作时间和操作内容查询日志的功能,并能以简单易懂的形式输出。

  前面提到,用户操作日志是信息化带来的重要环境变量,也是工作规范制定中的重要考虑因素。在提高会计工作便利性、效率性的同时,日志就承担起更多的记录和还原核算过程的责任。

  值得供应商关注的是,该条规定的日志功能,不是传统的系统日志概念,而是为会计监督服务的用户操作日志。两者的区别在于:前者主要供技术人员使用,而后者直接供会计监督人员使用;前者主要采用技术术语描述,而后者应当采用自然语言以及会计业务术语描述。具体来说,用户操作日志应当满足以下要求:

  一是完整性。会计软件必须能保证日志记录的完整,将所有对会计核算结果可能形成影响的用户操作记录下来,包括对核算结果有直接影响的数据录入、修改、插入、删除,对核算工作所依赖的基础数据(如会计科目表、银行账户信息、辅助核算项目信息、人员信息)的维护。

  二是安全性。会计软件应当采取技术手段,保证用户操作日志中的任何信息不被用户以任何手段修改和删除。

  三是可查询性。用户操作日志必须提供对各类操作的查询,以便会计监督人员筛选出想要的信息。否则,庞大的记录数据就是信息垃圾,没有实用价值。查询应当可以按照操作人员姓名或者用户名、操作的时间范围、操作内容等各种条件分别或者组合进行。这里的操作,是业务层面的概念,例如,记账凭证的录入、修改,记账会计期间的打开、关闭,会计科目的增加,尚未记账凭证的删除,对凭证审核的取消等等。

  日志功能应当记录具体操作内容、操作人以及精确到分秒的操作时间。对于不同的操作,需要记录的操作内容是不一样的。例如,对于科目的增加,系统应当记录增加的科目名称、代码以及属性。对于记账凭证的修改,应当记录修改的项目以及修改前后的内容。对于已结账期间的重新开启,应当记录开启期间的起止日期。

  供应商应当在详细梳理会计软件功能菜单基础上,以会计监督需求为导向,逐项确定应当进行日志记录的用户操作种类和相应操作内容,设计开发完善的日志功能。

  第十五条 以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商,应当在技术上保证客户会计资料的安全、完整。对于因供应商原因造成客户会计资料泄露、毁损的,客户可以要求供应商承担赔偿责任。

  第十六条 客户以远程访问、云计算等方式使用会计软件生成的电子会计资料归客户所有。

  软件供应商应当提供符合国家统一标准的数据接口供客户导出电子会计资料,不得以任何理由拒绝客户导出电子会计资料的请求。

  第十七条 以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商,应当做好本供应商不能维持服务情况下,保障企业电子会计资料安全以及企业会计工作持续进行的预案,并在相关服务合同中与客户就该预案做出约定。

  “会计软件云”是依托于高速互联网的一种全新会计软件服务和使用模式。它是指会计软件未安装在企业本地,而是运行于供应商的远端服务器,用户通过互联网使用软件,会计资料也存储在远端服务器中。其本质是会计软件和服务器资源的租用。目前,主流供应商都看好这一服务发展前景,推出了自己的会计软件云服务,其中一些是免费服务(例如试用版)。

  工作规范对“会计软件云”这一新兴的会计软件服务业态进行专门的规范,主要是考虑到会计软件云服务的特殊性:一是免费服务情况下,用户企业可能忽略自身权利的保护;二是会计资料存储在远端,用户企业只具有访问能力而不具有控制能力,可能因权属关系不明而产生纠纷;三是作为企业内部职能的会计核算,其运行依赖于外部企业(供应商)的正常运营,存在着用户企业不能掌控的风险因素;四是大量用户企业的会计核算和数据存储集中于供应商的服务器上,业务异常的风险高度聚集。

  会计工作不仅是企业管理活动,由此形成的会计资料也不仅是企业财产。会计工作还是国家经济管理工作的基础环节,企业会计资料也是政府对企业监管的重要依据。企业与供应商之间的服务模式不应妨碍国家经济管理工作的正常开展,会计软件云服务的相关权利义务关系必须明确。正是出于这一考虑,工作规范从保护会计资料的安全完整和企业会计工作持续进行的角度出发,明确了云服务供应商的相关责任。其中:

  第十五条规定供应商应当从技术上确保客户会计资料的安全和完整,这一责任不以客户是否支付服务费为前提。对于自身原因(技术上的原因以及技术以外的原因)造成的客户会计资料泄露、毁损,由客户决定是否追究供应商责任。当然,因客户原因(例如密码管理不善)造成的会计资料损失,供应商不承担责任。

  第十六条明确了云服务形成的会计资料所有权归客户,并要求供应商确保客户会计资料的正常导出。这一方面是落实单位会计责任的需要——如果客户对自己的会计资料没有所有权,就会出现会计责任不清的情况;另一方面也是保证企业会计工作持续进行的需要——客户从一种云服务切换到本地会计软件或者另一供应商的云服务时,就需要进行数据迁移。因此,云会计软件也应当与传统会计软件一样,提供符合国家标准的数据接口,供客户导出会计资料,供应商不得以任何理由拒绝。例如,在用户不再支付服务费的情况下,该用户也应能通过账户登录服务并导出全部会计资料。

  第十七条要求供应商对云服务中断的情况做好预案。由于商业的、管理的、技术的或者不可抗力等风险,会计软件云服务存在着中断的可能,如供应商解散清算、服务器遭受攻击瘫痪等。这种情况下,可能有大量企业的会计资料安全受到威胁,会计工作的持续运行受到影响。为避免这一情况的出现,工作规范要求供应商提前做好预案,保障用户会计资料安全和会计工作持续。同时,供应商还要以适当方式将预案内容告知客户,作为客户与供应商的合同内容的一部分。

  第十八条 软件供应商应当努力提高会计软件相关服务质量,按照合同约定及时解决用户使用中的故障问题。

  会计软件存在影响客户按照国家统一会计准则制度进行会计核算问题的,软件供应商应当为用户免费提供更正程序。

  该条第一款对供应商的服务提出一般性要求。会计软件不同于普通零售软件,它影响着企业的正常运营。供应商提供的也不仅仅是软件,服务是保障软件正常运行必不可少的部分,在很大程度上决定着软件的使用效果。服务质量成为客户选择会计软件越来越重要的考虑因素,也是市场竞争的一个重要方面。

  第二款的规定,是对第六条规定的呼应,进一步明确供应商的责任。会计软件升级,如果是对功能的进一步完善,提高使用便利性等,应按照合同约定收取费用。但如果是对影响客户按照会计准则制度核算的问题的修正,则不应收取费用。这样规定出于两方面考虑:一是出现问题的过错在于供应商;二是保障企业对会计准则制度的执行。

  第十九条 鼓励软件供应商采用呼叫中心、在线客服等方式为用户提供实时技术支持。

  这是引导软件供应商提高服务即时性。信息技术的发展,不仅带来会计软件功能的完善以及性能的提高,也为会计软件相关服务水平的提升、服务模式的创新提供了可能。供应商在关注新技术对软件影响、改进软件的同时,也可以思考新技术在改善服务方面所能发挥的作用。例如,现在一些即时通讯软件中集成了远程桌面功能,使得远程控制已经成为大众化工具,不再需要专门的客户端软件。这为技术支持人员解决客户疑难问题提供了一种新的渠道。

  第二十条 软件供应商应当就如何通过会计软件开展会计监督工作,提供专门教程和相关资料。

  适应信息化环境,会计监督工作越来越多地直接通过会计软件查询资料、发现线索、分析问题。但是,市面上林林总总的会计软件,不同的功能设计和界面风格也确实给监督人员带来挑战。监督人员无法熟练使用会计软件,只能要求企业提供纸面会计资料满足监督需要,给企业造成负担。

  因此,软件供应商提供通过软件开展会计监督的专门教程或者手册等资料,为会计监督工作提供便利,也就减轻了客户企业的负担。同时,也有利于消除会计监督人员对软件功能的误解,提升会计软件的形象。

  供应商编写会计监督相关教程、手册等资料,要注意专门性要求。对于会计监督相关操作的说明,一般软件用户手册等资料中都有,但关键在于这些内容并没有根据监督工作的需要定制,而是要在大量内容中寻找,这对于监督人员来说是几乎不可能的。因此,专门教程和相关资料就是要把监督人员可能用到的操作说明单独组织起来,要突出重点,根据使用频率排序,要有实用性、操作性,简洁明了,直接指明相关功能的菜单路径,使监督人员在最短的时间就能上手操作。

  建议供应商就会计监督需求进行分析研究,在此基础上编制相关材料。专门教程和相关资料应当连同会计软件的其它手册资料一并提供给客户,以备会计监督人员查阅。同时,鼓励供应商直接为客户集中的地区、行业或者领域的监管部门提供相关资料以及培训服务,进一步提高监督人员利用软件开展监督的工作效率和业务水平。

  总之,对会计软件功能和相关服务的规范,既是满足会计监督的需要,也是保障企业会计工作正常运行的需要。只有这两个目的达到了,企业会计信息化才能摆脱阻碍,不断发展,会计软件服务行业才能展示勃勃生机,蓬勃向上。

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